О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7
В целях совершенствования делопроизводства в Правительстве Ростовской области:
1. Внести в приложение к распоряжению Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области» изменения согласно приложению.
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.
Губернатор Ростовской области В.Ю. Голубев
Распоряжение вносит общий отдел Правительства Ростовской области
Приложение к распоряжению Правительства Ростовской области от 16.01.2014 № 1
ИЗМЕНЕНИЯ,
вносимые в приложение к распоряжению Правительства
Ростовской области от 30.09.2011 № 7 «Об утверждении
Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»
1. Абзац шестой раздела 2 изложить в редакции:
«электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;».
2. В абзаце втором пункта 3.3 раздела 3 слово «письменного» исключить.
3. В разделе 4:
3.1. Абзац восьмой пункта 4.3.5 дополнить словами:
«Должность Губернатора Ростовской области печатается в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Ростовской области» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Губернатор» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:
|
Губернатор
Ростовской области
|
Инициалы, фамилия».
|
3.2. Абзацы десятый – двенадцатый пункта 4.3.10 изложить в редакции:
«В документах, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке:
| |
Губернатору
Ростовской области
Инициалы, фамилия».
|
3.3. Пункт 4.3.17 дополнить абзацами следующего содержания:
«При согласовании документа Губернатором Ростовской области гриф согласования центрируется по отношению к самой длинной строке:
| |
СОГЛАСОВАНО
Губернатор
Ростовской области
Личная подпись Инициалы, фамилия
Дата».
|
3.4. Пункт 4.3.18 дополнить абзацами следующего содержания:
«При утверждении документа Губернатором Ростовской области гриф утверждения центрируется по отношению к самой длинной строке:
| |
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор
Ростовской области
Личная подпись Инициалы, фамилия
Дата».
|
3.5. В пункте 4.3.19:
3.5.1. Абзац шестой признать утратившим силу.
3.5.2. В абзаце седьмом слова «служебные письма,..» исключить.
3.5.3. Абзац восьмой признать утратившим силу.
3.5.4. Абзац десятый изложить в редакции:
«Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в регистрационной карточке проекта документа (далее – РКПД) с применением ЭП.».
3.5.5. Абзацы шестнадцатый и семнадцатый изложить в редакции:
«Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП.
В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.».
3.6. В пункте 4.3.23:
3.6.1. Первый и второй абзацы изложить в редакции:
«4.3.23. Указания по исполнению документа оформляются в системе «Дело».
Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, ЭП руководителя и дату (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно»).».
3.6.2. Абзац десятый изложить в редакции:
«Указания по исполнению документа оформляются в регистрационной карточке документа (далее – РК) в системе «Дело».».
3.6.3. Абзацы одиннадцатый и двенадцатый признать утратившими силу.
3.7. Пункт 4.3.24 изложить в редакции:
«4.3.24. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается в РК буквой «К».».
3.8. В абзаце первом пункта 4.3.25 слово «подписи» заменить словом «ЭП».
4. В разделе 5:
4.1. Пункт 5.1 изложить в редакции:
«5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».
Документооборот в Правительстве области осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Документы, поступающие от организаций в Правительство области на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру.».
4.2. Пункт 5.2 изложить в редакции:
«5.2. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.».
5. В разделе 6:
5.1. Пункт 6.1 дополнить абзацами следующего содержания:
«При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:
Герб Ростовской области;
наименование органа исполнительной власти (должностного лица);
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления или издания документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
оттиск печати;
отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).».
5.2. Пункт 6.2.1 изложить в редакции:
«6.2.1. При создании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав».
В поле «Файлы» прикрепляется текст проекта в формате «doc» или «docx», заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта.
Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты
по форме «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения).
В поле «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением), краткой информацией к проекту и карточкой для ознакомления с членами Правительства области, которые не визируют основную РКПД.
В поле «Адресаты» исполнитель указывает дополнительных адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта.».
5.3. Пункт 6.2.12 изложить в редакции:
«6.2.12. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.
Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Правительства Ростовской области.
При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД.
Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта.
Результаты голосования членов Правительства области по вопросам принятия правовых актов отражаются в протоколе заседания Правительства области (приложение № 2).».
5.4. В абзаце втором пункта 6.2.16 слова «который подписывает лист рассылки в нижней его части» исключить.
5.5. В пункте 6.3.2:
5.5.1. В абзаце первом слова «на бумажном носителе и в электронном виде» исключить.
5.5.2. Абзац второй дополнить словами «(в системе «Дело»)».
5.6. В пункте 6.3.3:
5.6.1. Абзац третий изложить в редакции:
«выдачу обложки для законопроекта;».
5.6.2. В абзаце четвертом слова «выданных бланках» заменить словами «обложке законопроекта».
5.6.3. Абзац пятый признать утратившим силу.
5.7. В пункте 6.3.6 слова «визированию и» и «на бумажном носителе и» исключить.
6. В разделе 8:
6.1. Абзац первый пункта 8.2.2 после слов «как правило,..» дополнить словами «передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или».
6.2. Абзац первый пункта 8.2.7 изложить в редакции:
«8.2.7. Служебные письма проходят процедуру согласования в системе «Дело» с применением ЭП.».
7. В разделе 10:
7.1. Третье предложение абзаца первого пункта 10.1.3 изложить в редакции:
«При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls, Xlsx).».
7.2. Пункт 10.2.1 изложить в редакции:
«10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции на бумажных носителях, а также документов, поступивших из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с применением межведомственной системы электронного документооборота (МЭДО), производятся канцелярией.».
7.3. Пункт 10.2.2 изложить в редакции:
«10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в канцелярии принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе «Дело», адресованные Губернатору области, Вице-губернатору области, заместителям Губернатора области.
В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в канцелярии документу в РК делается связка с этим документом.».
7.4. В пункте 10.2.4:
7.4.1. Абзац второй изложить в редакции:
«Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются и направляются по системе «Дело» на рассмотрение адресату.».
7.4.2. Второе предложение абзаца пятого исключить.
7.5. В пункте 10.2.6 второе предложение изложить в редакции:
«Отправка документов фиксируется в системе «Дело».».
7.6. Абзац четвертый пункта 10.2.9 после слов «депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области,..» дополнить словами «письма юридических лиц и».
7.7. Пункты 10.2.11 и 10.2.12 признать утратившими силу.
7.8. Пункт 10.2.14 изложить в редакции:
«10.2.14. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Губернатора области, Вице-губернатора области и заместителей Губернатора области.».
7.9. В пункте 10.2.18 слово «передается» заменить словами «регистрируется в системе «Дело» и направляется».
7.10. В пункте 10.2.20:
7.10.1. Абзацы первый и второй признать утратившими силу.
7.10.2. Первое предложение абзаца второго дополнить словами «в соответствии с номенклатурой дел».
7.10.3. Абзац восьмой изложить в редакции:
«Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам исполнительной власти области и администрациям муниципальных образований области, отправляются исполнителями по системе «Дело».».
8. В приложении № 5 образец второго регистрационного штампа изложить в редакции:
|
«
Размер в пределах 50 х 35 мм».
|
|
Регистрационный штамп
|
Начальник общего отдела Правительства Ростовской области В.В. Сечков